Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

FIT MASS COACHING — SAS immatriculée à Lyon sous le numéro 950 762 765. Adresse : 45 quai Docteur Gailleton, 69002 Lyon, France. Contact : support@epilog.fit.

2. Données personnelles collectées

La liste d’attente collecte le prénom, l’adresse e-mail, la plateforme mobile choisie, le segment, la langue, la page d’inscription et le référent, les paramètres de campagne, ainsi que la version et l’horodatage du consentement. L’application peut collecter les données de compte, d’entraînement et de service décrites dans les écrans concernés. Pour les emails d’Epilog, sont utilisés le prénom, la langue, la date d’inscription, le nombre de séances et la date de la dernière, le programme suivi, le type d’abonnement du compte et votre choix de recevoir ou non ces emails.

Lorsque vous contactez le support par le formulaire du site ou par e-mail, nous traitons votre adresse e-mail, votre nom si vous le renseignez, le contenu de votre demande et les échanges nécessaires à son suivi. Dans le formulaire, le nom est facultatif. L’adresse e-mail et le message sont nécessaires pour nous permettre de traiter votre demande et de vous répondre.

Pour protéger le formulaire contre les envois abusifs, nous traitons également des données techniques : une adresse IP associée à la requête, un compteur de demandes et une échéance de remise à zéro.

Nous enregistrons votre choix concernant les emails commerciaux, la date et le canal de ce choix. Lorsqu’une transmission de ce choix à notre prestataire d’envoi reste en attente, nous conservons les informations techniques nécessaires pour la retenter et en vérifier le résultat.

3. Finalités

Les données de waitlist servent à enregistrer et confirmer l’inscription, annoncer l’ouverture, envoyer les informations adaptées à la plateforme, mesurer l’attribution des campagnes, prévenir les abus et assurer le support. Les données de compte permettent l’accès à l’application et l’exécution du service. Elles servent aussi à envoyer aux titulaires d’un compte les emails d’Epilog : conseils pour bien démarrer, récap de la semaine, nouveautés et offres, adaptés à leur utilisation de l’app. Une petite part des comptes, tirée au hasard, ne reçoit pas certains de ces messages, afin de mesurer leur utilité.

Le contenu de vos échanges avec le support et vos coordonnées servent à traiter votre demande et à vous répondre. Les données techniques de protection du formulaire servent à prévenir les envois abusifs et à préserver sa disponibilité. Les informations relatives à vos préférences d’emails servent à enregistrer et à appliquer votre choix.

4. Base légale

Les messages de waitlist et de lancement reposent sur un consentement explicite, retirable à tout moment. Les traitements liés au compte et au service reposent selon les cas sur l’exécution du contrat ou les obligations légales applicables. La prospection commerciale par email auprès des particuliers nécessite un consentement préalable, sauf exception légale applicable. L’exception clients concerne les coordonnées recueillies à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de service, pour des produits ou services analogues fournis par la même entreprise ; elle peut reposer sur notre intérêt légitime. La seule création d’un compte ne suffit pas à établir cette exception et une case précochée ne constitue pas un consentement. Pour les emails d’Epilog, vous pouvez les refuser à la création du compte en décochant la case prévue, par le lien de désinscription en un clic présent dans chaque email, ou à tout moment dans l’app, dans Profil & réglages, Confidentialité. Les notifications promotionnelles ne sont envoyées qu’avec un accord donné dans l’app.

Le traitement de votre demande repose sur la base correspondant à son objet :

Notre intérêt légitime à répondre aux questions adressées à Epilog, pour les demandes générales. Les mesures précontractuelles nécessaires que vous nous demandez de prendre, lorsqu’il s’agit de préparer la conclusion d’un contrat. L’exécution du contrat, lorsque le traitement de la demande est nécessaire à la fourniture du service que vous avez souscrit. Le respect de nos obligations légales, notamment lorsqu’il s’agit de répondre à une demande d’exercice de vos droits sur vos données.

La protection du formulaire contre les abus repose sur notre intérêt légitime à assurer sa sécurité et sa disponibilité.

L’enregistrement et la prise en compte de votre opposition à la prospection reposent sur notre obligation légale de respecter ce droit.

5. Conservation des données

Les données de waitlist sont conservées jusqu’à la fin du cycle de communication de lancement ou au retrait du consentement, puis supprimées ou minimisées sous réserve de la preuve légale. Les données de compte et de facturation suivent leurs durées contractuelles et légales propres. Le contact des emails d’Epilog est conservé tant que le compte existe et supprimé avec lui ; après une désinscription, l’adresse n’est gardée que comme contact bloqué, pour respecter votre opposition aux emails commerciaux.

Les messages adressés au support et les coordonnées qui les accompagnent sont conservés pendant le temps nécessaire au traitement de votre demande, puis supprimés, au plus tard trois ans après notre dernier échange.

Les compteurs utilisés pour limiter les envois abusifs du formulaire sont temporaires et conservés en mémoire du serveur. En l’absence de nouvelle requête, leur suppression intervient au cours des nettoyages périodiques, normalement dans les trente minutes. Cette durée concerne les compteurs de protection et ne décrit pas la conservation des journaux techniques des hébergeurs.

Les informations techniques de reprise de vos préférences d’emails sont effacées lorsque leur transmission est confirmée ou lors de la suppression définitive du compte. Elles ne sont pas conservées comme un historique de vos choix.

6. Partage des données

Les données ne sont jamais vendues. Pour la waitlist, notre outil de formulaires, hébergé par Vercel et Upstash, traite le formulaire et les sauvegardes de résilience ; Brevo conserve le contact et envoie les confirmations ou messages de lancement. Pour les titulaires d’un compte, Brevo conserve aussi le contact email et les données listées à la section 2, et envoie les emails d’Epilog. UserJot héberge notre board de feedback public : le pseudo et l’adresse e-mail associés aux retours que vous y publiez sont conservés par UserJot même après la suppression de votre compte Epilog, et peuvent être supprimés sur demande via l’adresse de contact ci-dessous. Les autres prestataires techniques ne reçoivent que les données nécessaires au fonctionnement d’Epilog.

Les demandes sont destinées aux personnes habilitées à répondre au sein du support Epilog. Le formulaire est traité par notre site hébergé chez Vercel et par notre serveur hébergé chez Amazon Web Services. Les messages sont transmis à support@epilog.fit par le service d’envoi Amazon SES. La boîte de réception et les échanges du support sont hébergés dans Google Workspace, notre service de messagerie professionnelle.

Prestataires et transferts hors de l’Union européenne

Pour faire fonctionner Epilog, FIT MASS COACHING fait appel à des prestataires qui traitent des données pour son compte, uniquement selon ses instructions : MongoDB Atlas (base de données), Amazon Web Services (stockage des fichiers), Vercel (hébergement du site), Stripe (paiement), RevenueCat (gestion des abonnements), Brevo (emails), UserJot (board de feedback) et Bunny (diffusion des vidéos d’exercices). Certains de ces prestataires, ou leurs propres sous-traitants, sont établis hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou, pour les entreprises certifiées, par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

7. Sécurité des données

Des mesures techniques et organisationnelles protègent contre tout accès ou divulgation non autorisés.

8. Droits de l'utilisateur

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement. Ces droits s’exercent en écrivant à support@epilog.fit.

Portabilité. Lorsque les données que vous nous avez fournies sont traitées de manière automatisée sur la base de votre consentement ou d’un contrat, vous pouvez les recevoir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, pour les transmettre à un autre organisme. Vous pouvez aussi demander une transmission directe lorsque celle-ci est techniquement possible.

Retrait du consentement. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement réalisé avant le retrait. Les commandes propres aux traitements concernés sont indiquées dans cette politique ; vous pouvez également contacter le support.

Opposition. Lorsqu’un traitement repose sur notre intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer à tout moment pour des raisons liées à votre situation particulière. Nous cessons alors ce traitement, sauf si nous démontrons que des motifs légitimes impérieux l’emportent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Vous pouvez vous opposer à tout moment, gratuitement et sans avoir à vous justifier, à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale, y compris au profilage associé à cette prospection. Pour les emails d’Epilog, vous pouvez utiliser le lien de désinscription présent dans le message, les réglages de l’app dans Profil & réglages, Confidentialité, ou écrire au support. Ce choix concerne la prospection ; les messages strictement nécessaires au service demandé ou à une obligation légale relèvent de leurs finalités propres.

Lorsque votre choix est enregistré, il est transmis à notre prestataire d’envoi, Brevo. Si cette transmission reste en attente, la page de préférences vous l’indique et nous la retentons automatiquement. Cela ne vous oblige pas à formuler une nouvelle demande d’opposition. Si cet état persiste ou si vous continuez à recevoir des messages commerciaux, vous pouvez contacter le support.

Traitement de votre demande. Nous vous informons des suites données à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois suivant sa réception. En raison de sa complexité ou du nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux mois ; nous vous informons alors de la prolongation et de ses motifs pendant le premier mois. En cas de refus, nous vous indiquons les motifs et les recours possibles. Si nous avons un doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander les informations supplémentaires nécessaires pour la confirmer.

Directives après le décès. Dans les conditions prévues par la loi française, vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Vous pouvez contacter le support à ce sujet.

Réclamation. Vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL ou à l’autorité de contrôle compétente, notamment dans le pays de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où vous estimez qu’une violation a été commise.

9. Modifications de la politique

Nous mettons à jour cette politique pour tenir compte de l’évolution d’Epilog, de ses traitements de données et de la réglementation. La date de mise à jour permet d’identifier la version présentée. Les changements importants vous sont signalés par un moyen adapté ; lorsqu’un changement de finalité exige une information préalable, celle-ci vous est fournie avant le nouveau traitement.

La poursuite de l’utilisation du service ne constitue pas, à elle seule, un consentement aux traitements qui nécessitent votre accord. Lorsqu’un nouveau consentement est nécessaire, il doit être recueilli avant la mise en œuvre du traitement concerné.

Données de santé dans l’application

L’application enregistre les informations que vous saisissez sur votre corps, comme votre poids et vos mensurations, ainsi que vos séances d’entraînement. Si un coach vous accompagne via Epilog, ce coach et, s’il en a une, son équipe voient vos séances et leurs notes, vos pesées et vos mensurations, y compris celles enregistrées avant le début de l’accompagnement, tant que celui-ci dure. Sur iPhone, et seulement si vous l’autorisez, Epilog se connecte à Apple Santé : l’application y enregistre vos séances et leurs calories, et y lit votre date de naissance, qui reste sur votre appareil, pour estimer votre fréquence cardiaque maximale et vos zones cardiaques.

La synchronisation de vos pesées est désactivée par défaut, et connecter Apple Santé ne l’active pas : vous l’activez vous-même dans les réglages de l’application, ce qui déclenche la demande d’accès à votre poids dans Apple Santé, et vous pouvez la couper à tout moment. Une fois activée, vos pesées d’Apple Santé, jusqu’à 90 jours en arrière, rejoignent votre compte Epilog. Elles sont conservées sur nos serveurs et, si un coach vous accompagne, ce coach et, s’il en a une, son équipe y ont accès. Un jour déjà renseigné dans Epilog n’est pas remplacé, et une valeur très éloignée d’une pesée proche n’est pas importée. Les pesées que vous ajoutez à vos mesures dans Epilog sont aussi enregistrées dans Apple Santé ; celles saisies dans un bilan ne le sont pas. Modifier ou supprimer une pesée d’un côté ne la modifie ni ne la supprime de l’autre. Si vous retirez à Epilog l’accès aux séances ou l’autorisation d’enregistrer votre poids dans Apple Santé, plus aucune pesée ne circule. La synchronisation se désactive alors : rétablir l’accès ne la relance pas, il faut la réactiver. Ce réglage est conservé uniquement sur votre téléphone : une réinstallation de l’application le désactive et, si vous le réactivez ensuite, une pesée de moins de 90 jours que vous aviez supprimée peut revenir.

Sur Apple Watch, pendant une séance et seulement si vous l’autorisez, l’app Epilog lit votre fréquence cardiaque et l’énergie active dépensée pour les afficher en direct pendant la séance ; elle lit aussi votre date de naissance pour estimer votre fréquence cardiaque maximale, ainsi que vos séances enregistrées dans Apple Santé, et y enregistre la séance.

Ces données sont traitées sur la base de votre consentement explicite, donné lorsque vous autorisez l’accès à Apple Santé, activez la synchronisation de vos pesées ou saisissez ces informations ; vous pouvez le retirer à tout moment dans les réglages d’Apple Santé et dans l’application. Désactiver la synchronisation n’efface pas les pesées déjà importées : elles restent sur votre compte jusqu’à ce que vous les supprimiez. Ces données servent uniquement au fonctionnement d’Epilog et à votre suivi : elles ne sont jamais vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni transmises à des annonceurs. Les données conservées par Epilog sont incluses dans l’export de vos données et supprimées avec votre compte ; ce qui est enregistré dans Apple Santé y reste et se gère depuis cette app.

Mesure publicitaire dans l’app (Meta)

L’app utilise les outils de mesure de Meta (son kit de développement et l’API Conversions, via notre prestataire d’abonnements RevenueCat) pour mesurer l’efficacité de nos publicités sur Facebook et Instagram. Meta reçoit des informations sur l’installation et l’utilisation de l’app, la création de compte, les essais et les abonnements, des données techniques sur l’appareil et l’identifiant publicitaire de ton appareil (sur iPhone, seulement si tu as autorisé le suivi). Tes séances, tes données de santé, tes mesures et tes photos ne sont jamais transmises à Meta.

Sur iPhone, tu fais ce choix lors de la demande de suivi d’Apple et tu peux le changer dans Réglages › Confidentialité et sécurité › Suivi. Sur Android, tu peux réinitialiser ou supprimer ton identifiant publicitaire dans les paramètres de ton téléphone.

Base légale : ton consentement sur iPhone ; l’intérêt légitime de FIT MASS COACHING à mesurer ses campagnes sur Android, auquel tu peux t’opposer à tout moment. Pour les traitements de Meta et les éventuels transferts internationaux, consulte la politique de confidentialité de Meta.

Cookies publicitaires (Meta)

Avec ton consentement, le pixel Meta mesure les visites des pages publiques d’arrivée et d’offre, les inscriptions réussies, les clics sur les boutons App Store et Google Play, les débuts d’essai et les paiements confirmés, pour mesurer nos publicités et proposer des publicités personnalisées sur Facebook et Instagram. Meta reçoit des données techniques du navigateur et du réseau, l’URL de la page, les noms des événements, le montant et la devise d’un paiement confirmé, ainsi que des identifiants de cookies publicitaires (_fbp et, selon le cas, _fbc). RevenueCat transmet aussi les paiements web confirmés à Meta via l’API Conversions, avec les identifiants publicitaires consentis. Cette intégration ne transmet pas les informations du compte ni les réponses aux questionnaires ; la correspondance automatique et la détection automatique des événements sont désactivées. Ton choix est conservé dans ton navigateur pendant 180 jours. Pour le retirer ou le modifier, ouvre cette politique depuis le pied de page : les mêmes commandes Accepter et Refuser réapparaissent. Refuser laisse le service accessible et désactive cette intégration. Pour les traitements de Meta et les éventuels transferts internationaux, consulte la politique de confidentialité de Meta.

Provenance de l’inscription

Quand une visite arrive sur epilog.fit par un lien de campagne (paramètres utm_source, utm_medium, utm_campaign et utm_content) ou par un lien de parrainage, le site retient ces paramètres, la page d’arrivée et l’heure d’arrivée. Ces informations restent dans le navigateur le temps de l’onglet et disparaissent à sa fermeture. Elles ne sont pas placées dans un cookie, sauf pendant une connexion avec Google, où elles passent par un cookie technique de dix minutes au plus, effacé au retour. Si un compte est créé pendant cette visite, elles sont enregistrées avec ce compte, pour savoir quels canaux font connaître Epilog. Elles ne contiennent ni adresse IP ni identifiant publicitaire. Le site les envoie à nos serveurs et les reporte sur le lien vers Google Play lorsque celui-ci est utilisé. Pour un visiteur qui a accepté les cookies Meta, l’adresse de la page, paramètres compris, est aussi transmise à Meta, comme l’indique la section précédente. Base légale : l’intérêt légitime de FIT MASS COACHING à mesurer l’efficacité de sa communication. Elles sont supprimées avec le compte.

Dans l’application, sont aussi enregistrés avec le compte, pour la même mesure : la réponse facultative à la question « Comment as-tu connu Epilog ? », le pays (indiqué par la boutique d’applications via notre prestataire d’abonnements, ou déduit du fuseau horaire de l’appareil), ainsi que la langue et la région réglées sur le téléphone.

10. Questionnaire d’onboarding coaching (données de santé)

Les clients qui suivent l’accompagnement d’un coach via Epilog remplissent un questionnaire d’onboarding qui collecte des données de santé au sens de l’article 9 du RGPD : blessures et douleurs, troubles du comportement alimentaire, mensurations, et photos corporelles lorsque le client choisit d’en envoyer. Ces réponses sont traitées sur la base de son consentement explicite, recueilli avant l’enregistrement de la moindre réponse et conservé avec sa date et la version de la présente politique alors en vigueur. Elles servent une seule finalité : construire et suivre son programme d’entraînement et sa nutrition. Seuls le coach lié et son équipe y accèdent ; les réponses sur les blessures et les troubles du comportement alimentaire n’apparaissent dans aucune liste ni vue de suivi d’équipe. Le consentement est retirable à tout moment via l’adresse de contact ci-dessous, et le questionnaire est inclus dans la suppression du compte comme dans l’export de portabilité. Conservation : les réponses envoyées sont conservées le temps de l’accompagnement et de la vie du compte Epilog associé, et sont effacées avec lui, photos comprises. Un questionnaire commencé mais jamais envoyé est effacé automatiquement au bout de trente jours sans activité, ses photos avec. Un questionnaire envoyé qu’aucun compte Epilog n’a rejoint est effacé au bout de douze mois : ce délai laisse le temps d’une inscription tardive sans faire attendre indéfiniment des données de santé.

Photos de progression

L’application propose une photothèque pour suivre l’évolution de votre physique : photos avant/après et comparaison. Elle conserve les photos que vous prenez ou importez et, pour chacune, la vue (face, dos, profil ou autre), le côté du profil et la date de prise de vue, que vous pouvez corriger. Avant l’envoi, l’application réencode chaque photo en un nouveau fichier JPEG, que le serveur réencode à son tour : la position GPS, la marque et le modèle de l’appareil et les autres métadonnées du fichier d’origine ne sont pas conservés. Epilog n’analyse pas le contenu des photos. Elles sont stockées chez Amazon Web Services à Paris (région eu-west-3), chiffrées au repos (SSE-S3). Elles ne sont jamais publiques : le serveur ne les transmet qu’après authentification, sans adresse publique ni mise en cache, et un lien d’affichage, quand il en faut un, est signé et expire au bout d’une heure au plus.

Ces photos restent privées et servent uniquement à votre suivi personnel. Les autres membres n’y ont jamais accès. Si vous suivez l’accompagnement d’un coach via Epilog, seules les photos que vous joignez vous-même à un bilan lui sont transmises : votre coach et son équipe peuvent les consulter dans les bilans où vous les avez envoyées, et nulle part ailleurs. Ajouter des photos et les comparer est réservé à Epilog Pro ; sans abonnement, vous gardez toutes vos photos et pouvez les consulter, les exporter, corriger leurs informations et les supprimer. Base légale : l’exécution du service que vous demandez en ajoutant une photo. Les photos envoyées avec le questionnaire d’onboarding restent régies par la section 10.

Vous pouvez supprimer chaque photo depuis l’application. Elle disparaît aussitôt de votre photothèque et des bilans où vous l’aviez envoyée ; ses fichiers sont effacés du stockage par une tâche de nettoyage qui passe toutes les heures et recommence tant que l’effacement n’a pas abouti. Le stockage ne garde pas d’anciennes versions des fichiers. Une trace sans image (date, vue et références techniques) reste jusqu’à la suppression du compte, pour que les bilans déjà envoyés indiquent que la photo a été retirée. Une copie que vous avez exportée hors d’Epilog n’est pas concernée. Une photo dont l’envoi n’a pas abouti est effacée au bout de 24 heures, une photo jointe à un bilan jamais envoyé au bout de sept jours. Quand vous supprimez votre compte, les photos et toutes leurs informations sont effacées à la fin du délai de trente jours qui suit la demande. L’export de vos données (portabilité) contient les informations de chaque photo et permet de télécharger chaque image en pleine taille.

11. Sondage auprès des coachs

Le questionnaire destiné aux coachs sur epilog.fit/coachs collecte leurs réponses sur leur activité, leurs outils et leurs attentes, la source de campagne de la visite et les heures de début et de fin du questionnaire. L’adresse IP sert uniquement à limiter les envois abusifs, pendant 24 heures au plus, et n’est pas conservée avec les réponses. Les coordonnées (prénom, adresse e-mail, téléphone ou WhatsApp, compte Instagram ou site professionnel) ne sont demandées qu’aux coachs qui souhaitent être recontactés : résultats du sondage, avant-première, bêta-test ou échange. Finalités : orienter le développement d’Epilog Coach et, pour ceux qui l’ont demandé, leur envoyer un e-mail de confirmation puis les recontacter par e-mail, téléphone ou WhatsApp. Les nouvelles d’Epilog Coach ne sont envoyées qu’aux coachs qui ont coché la case prévue. Base légale : l’intérêt légitime de FIT MASS COACHING à améliorer ses produits pour les réponses, la demande de la personne pour le recontact, et le consentement, retirable à tout moment, pour les nouvelles. Prestataires : notre outil de formulaires, hébergé par Vercel et Upstash, enregistre les réponses ; une copie est tenue dans un tableur Google interne ; Brevo conserve les coordonnées. Conservation : les réponses et les coordonnées sont conservées 24 mois au plus après la réponse, chez chacun de ces prestataires ; les coordonnées sont supprimées plus tôt sur simple demande à l’adresse de contact ci-dessous.

12. Contact

Pour toute question : support@epilog.fit.